Dobra organizacja pracy, to podstawa. Ilość pojawiających się każdego dnia informacji, ogłoszeń czy nowych zadań potrafi przytłoczyć. Tablica korkowa, komunikatory wewnętrzne czy też inne rozwiązania służące aktywnej komunikacji są wprost niezbędne. Wymóg informacji każdego z pracowników oddzielnie może przysporzyć wielu zmartwień, ponieważ jest to czasochłonne, a nie zawsze mogą istnieć odpowiednie warunki na zorganizowanie zebrania dla całej kadry pracowniczej. Warto ułatwiać sobie codzienną pracę, poprzez stosowanie prostych, lecz niezawodnych rozwiązań. Jak zorganizować skutecznie pracę biura i ułatwić przepływ informacji między pracownikami?
Dobra organizacja pracy zespołu, to podstawa!
Chcąc osiągnąć maksymalną efektywność w ciągu dnia pracy, warto postawić na dobrą organizację. Konkretnie opisane cele i zadania mogą stać się kluczowe w sytuacjach, gdy goni Cię czas. Mogą one również usprawnić wykonywanie podstawowych obowiązków z którymi mierzysz się każdego dnia. Prowadzisz firmę lub pracujesz w biurze, sklepie czy też jesteś gospodynią domową? Dobrze zorganizowany dzień sprawi, że wykorzystasz go na 100% a praca stanie się przyjemnością! Tablica korkowa z ogólnie dostępną dla wszystkich treścią ułatwi przepływ informacji nie tylko w firmie, ale i w Twoim domu.
Jak zorganizować dzień w pracy?
Checklista
Najlepszym i najbardziej funkcjonalnym rozwiązaniem wydają się być obecnie checklisty. Wypisanie na nich podstawowych zadań, jakie należy zrealizować każdego dnia, znacznie ułatwi Ci pracę. Dodatkowo, składając podpis przy każdej wykonanej czynności pracodawca zawsze będzie miał pewność co do tego, że dany pracownik zrealizował wymagane zadania. Nie zawsze jednak czas pozwala na wykonanie wszystkich zadań w ciągu jednego dnia z uwagi na inne zadania, które są bardziej pracochłonne. Tablica korkowa umieszczona w widocznym dla wszystkich miejscu, na której oprócz ogłoszeń znajdzie się checklista, sprawi, że Twój kolega/koleżanka czy kolejny pracownik, zrealizuje to, czego nie udało się wykonać Tobie lub komuś innemu. Nie w każdym zawodzie można korzystać z komunikatorów wewnętrznych. Jeżeli pracujesz np. w sklepie lub taki prowadzisz, dobrze wiesz, że jest to nierealne. Jeśli prowadzisz większą firmę, korzystanie z komunikatora może okazać się wręcz ryzykowane z uwagi na np. ataki hakerskie.
Planner
Nie zawsze jednak ta forma organizacji sprawdza się na danym stanowisku. Wykonując zawód, w którym wykonuje się pracę o zmiennym charakterze, idealny może okazać się planner. Z jego pomocą można zaplanować sobie z wyprzedzeniem każdy dzień, każdą godzinę pracy. Jest to świetne rozwiązanie, które możesz zastosować również u siebie w domu. Co ważniejsze, jeśli pracujesz w terenie lub charakter Twojej pracy wymaga od Ciebie spotkań z klientem, planner zabierzesz ze sobą w każdy zakątek świata.
Elektroniczny kalendarz
W XXI wieku jest to jedna z najbardziej popularnych form. Niestety nie zawsze może ona spełniać nasze oczekiwania. Smartfony, tablety czy laptopy potrafią być zawodne, dlatego też nie możemy na nich polegać w 100%. Czasami przez chwilę nieuwagi możemy uszkodzić urządzenie tak, że stracimy zawartość jego pamięci bezpowrotnie. Oczywiście, można na bieżąco zapisywać dane na dodatkowych nośnikach pamięci czy w chmurze, ale w przypadku ważnych danych, nie będziesz miał/a 100% pewności co do tego czy faktycznie są one bezpieczne.
Ogłoszenie!
Często w firmie pojawiają się ogłoszenia, które muszą być przekazane kadrze. Niejednokrotnie zakład pracy jest na tyle duży, że zadzwonienie do każdego pracownika z taką informacją zajęłoby bardzo dużo czasu. Umieszczona w korytarzu czy wspólnej jadalni tablica korkowa na ogłoszenia, może rozwiązać problem przepływu informacji w firmie. Aby mieć pewność, że informacja dotarła do każdego, doskonałym rozwiązaniem jest złożenie podpisu lub parafki pod informacją, aby mieć 100% pewność, że każdy dowiedział się o tym, co szefostwo chciało przekazać.
Jeśli jeszcze nie korzystasz z żadnych z powyższych rozwiązań, koniecznie się nad nimi zastanów. Ja zarówno w pracy, jak i w domu rozpisuję sobie to, co danego dnia chciałabym lub muszę zrobić. Dzięki temu wykonuję zadania bardziej efektywnie, zyskałam naprawdę bardzo dużo czasu dla siebie każdego dnia, a na dodatek jestem zadowolona z siebie. To świetny sposób, który nauczy Cię dobrej organizacji czasu pracy.
